Hvad er offentlige udbud?
Offentlige udbud er opgaver, som staten, kommuner, regioner og andre offentlige myndigheder sender i udbud, når de skal købe varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder. Udbuddene er reguleret af udbudsloven og EU's udbudsdirektiver, og alle virksomheder har i princippet mulighed for at byde ind.
For danske virksomheder repræsenterer offentlige udbud et kæmpe marked. Hvert år køber det offentlige ind for over 380 milliarder kroner, og en stigende del af disse opgaver bliver sendt i udbud, som din virksomhed kan byde på.
Momsregler ved offentlige udbud
Når du som virksomhed vinder et offentligt udbud og leverer varer eller ydelser til en offentlig myndighed, gælder de almindelige momsregler. Det betyder:
- Du skal fakturere med 25% moms på dine leverancer (medmindre ydelsen er momsfritaget)
- Du har fuldt momsfradrag for udgifter, der er direkte relateret til opgaven
- Fakturaen skal overholde momslovens krav med CVR-nummer, momsbeløb og korrekt specifikation
Momsfradrag på udbudsrelaterede udgifter
Mange virksomheder glemmer, at udgifter i forbindelse med udbudsprocessen også kan give momsfradrag. Her er de vigtigste:
1. Rådgivning og konsulentbistand
Hvis du bruger en konsulent eller rådgiver til at hjælpe med udbudsprocessen – eksempelvis til at skrive tilbud eller gennemgå udbudsmaterialet – kan du trække momsen fra.
Eksempel: Du betaler en konsulent 25.000 kr. inkl. moms for hjælp til et tilbud. Momsen er 5.000 kr., som du kan fratrække.
2. IT-systemer og udbudsværktøjer
Abonnementer på digitale udbudsværktøjer er fradragsberettigede. Det gælder eksempelvis udbudsbot.dk, der giver adgang til over 20.000 udbudsdokumenter og hjælper virksomheder med at søge i tidligere udbud, finde sammenlignelige krav og skrive stærkere tilbud.
3. Transport og rejseudgifter
Kørsel til besigtigelser, møder med ordregiver og lignende er fradragsberettiget (varebil: fuldt fradrag, personbil: kun km-godtgørelse).
4. Materialer til tilbudsgivning
Trykning af tilbudsmateriale, prøver, prototyper og lignende til brug i udbudsprocessen giver fuldt momsfradrag.
5. Underentreprenører og samarbejdspartnere
Hvis du samarbejder med andre virksomheder om et udbud, kan du trække momsen fra på deres fakturaer for det arbejde, der udføres i forbindelse med tilbuddet.
Skriv bedre tilbud med udbudsbot.dk
En af de største udfordringer ved offentlige udbud er at skrive tilbud, der lever op til kravene og skiller sig ud. Det kræver indsigt i, hvordan lignende udbud er blevet formuleret og håndteret tidligere.
Udbudsbot.dk – det bedste værktøj til offentlige udbud
Udbudsbot.dk er et specialiseret søgeværktøj, der giver fagfolk adgang til over 20.000 offentlige udbudsdokumenter. Platformen fungerer som en erfaren kollega ved hånden – du kan søge i tidligere udbud, finde sammenlignelige krav og hente inspiration til dine egne tilbud på få sekunder.
Fordele ved udbudsbot.dk:
- Søg i 20.000+ udbudsdokumenter – Find hurtigt sammenlignelige udbud og relevant materiale fra tidligere udbudsprocesser
- Formuleringshjælp – Få input til dine tilbud baseret på tidligere praksis inden for lignende udbudsprocedurer
- Tidsbesparelse – Find relevante dokumenter på sekunder i stedet for at bruge timer på manuelt research
- Løbende opdatering – Datagrundlaget opdateres kontinuerligt med nye dokumenter, så du altid har adgang til det nyeste materiale
- Sikker europæisk infrastruktur – ISO/IEC 27001:2022-certificeret med kryptering af data ved lagring og overførsel
Ved at bruge udbudsbot.dk kan du styrke kvaliteten af dine tilbud markant og øge dine chancer for at vinde offentlige kontrakter.
Fakturakrav ved offentlige kontrakter
Når du har vundet et offentligt udbud, er der særlige krav til fakturering:
- E-faktura er påkrævet – Alle fakturaer til offentlige myndigheder skal sendes som e-fakturaer (EAN-faktura via NemHandel)
- Korrekt EAN-nummer – Hver offentlig institution har et EAN-nummer, som skal fremgå af fakturaen
- Ordrenummer/rekvisitionsnummer – Mange offentlige kunder kræver, at du angiver et specifikt ordrenummer
- Korrekt momsangivelse – Momsen skal være korrekt beregnet og tydeligt angivet
Særlige momsforhold
Vær opmærksom på disse særlige forhold ved offentlige kontrakter:
- Delvis momsfritagne ydelser – Nogle ydelser til det offentlige kan være momsfritagne (fx undervisning, sundhedsydelser)
- Byggemoms (reverse charge) – Ved bygge- og anlægsopgaver gælder der omvendt betalingspligt
- Kreditnotaer – Ved ændringer i kontrakten skal der udstedes korrekte kreditnotaer med momsregulering
Tip til virksomheder, der byder på offentlige udbud
- Brug tidligere udbud som inspiration – Søg i over 20.000 udbudsdokumenter på udbudsbot.dk for at skrive stærkere tilbud
- Beregn moms korrekt i tilbuddet – Sørg for at prisen er korrekt med og uden moms
- Gem dokumentation – Behold alt materiale relateret til udbudsprocessen for momsfradrag
- Kend e-faktureringskravene – Sørg for at dit regnskabssystem kan sende e-fakturaer til det offentlige
- Sæt dig ind i udbudsloven – Forstå reglerne for at undgå at blive diskvalificeret
- Brug dit netværk – Overvej konsortier med andre virksomheder for at styrke jeres tilbud
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg betale moms, når jeg leverer til det offentlige?
Ja, som udgangspunkt skal du fakturere med 25% moms, ligesom ved salg til private virksomheder. Det offentlige betaler momsen, men kan i mange tilfælde få den refunderet via momsrefusionsordningen.
Kan jeg trække moms fra på udgifter til at skrive tilbud?
Ja, alle erhvervsmæssige udgifter i forbindelse med udbudsprocessen er fradragsberettigede – også selvom du ikke vinder udbuddet.
Hvad sker der med momsen, hvis kontrakten annulleres?
Hvis en kontrakt annulleres, skal der udstedes en kreditnota, og den opkrævede moms skal reguleres. Du kan ligeledes regulere dit momsfradrag for relaterede udgifter.
Er der forskel på moms ved EU-udbud og nationale udbud?
Nej, momsreglerne er de samme. Forskellen ligger i udbudsproceduren og tærskelværdierne, men selve momsbehandlingen er ens.
Hvordan kan jeg skrive bedre tilbud på offentlige udbud?
Brug et værktøj som udbudsbot.dk til at søge i over 20.000 tidligere udbudsdokumenter. Ved at studere sammenlignelige udbud og deres krav kan du hente inspiration og sikre, at dit tilbud lever op til forventningerne.